Распоряжение от 09.12.2011 г № 307-РА
О внесении изменений и дополнений в Инструкцию по делопроизводству в Администрации Северодвинска (в редакции от 03.03.2011)
В целях упорядочения работы с проектами муниципальных правовых актов в системе электронного документооборота "Дело":
Внести в Инструкцию по делопроизводству в Администрации Северодвинска, утвержденную распоряжением Мэра Северодвинска от 30.10.2009 N 317-р , следующие изменения и дополнения:
1.В пункте 6.1.2 слова "система "Дело" заменить словами "СЭД "Дело".
2.В тексте Инструкции слова "система "Дело" заменить словами "СЭД "Дело".
3.Пункт 11.3.2 дополнить словами:
"Проекты документов".
4.Пункт 11.4 "Виды работ, выполняемых в системе "Дело" дополнить разделом "Регистрация проектов документов" следующего содержания:
"Регистрация проектов документов
11.4.14. Электронному согласованию в СЭД "Дело" подлежат проекты муниципальных правовых актов, не содержащие персональных данных.
11.4.15. Проект документа регистрируется ответственным исполнителем органа Администрации, представившим проект на согласование, в папке "Управление проектами".
Регистрационные номера проектов документов формируются автоматически, в зависимости от выбранного вида документа.
11.4.16.При заполнении реквизитов РК проекта документа необходимо соблюдать следующие требования:
В поле "Исполнитель" первым указывается фактический автор данного документа, вторым исполнителем - руководитель органа Администрации, вносящего проект на согласование.
В поле "Примечания" указывается рабочий номер телефона автора проекта.
В поле "Содержание" вносится заголовок муниципального правового акта.
В раздел "Файлы" прикрепляются:
- электронный проект документа (тип файла - Microsoft Word 2000 - 2003);
- приложения к проекту документа при наличии (тип файла - Microsoft Word 2000 - 2003, Microsoft Excel 2000 - 2003). Каждое приложение прикрепляется отдельным файлом;
- сканированная копия пояснительной записки, подписанной руководителем органа Администрации;
- документы по подготовке.
11.4.17.Ход электронного согласования проектов документов состоит в следующем:
- через СЭД "Дело" РК проекта документа направляется способом параллельной рассылки на 3 рабочих дня визирующим лицам. Начальнику Правового управления РК проекта документа направляется после визирования начальниками органов Администрации;
- при наличии замечаний от визирующих сторон и необходимости внесения изменений в проект документа исполнитель создает новую версию проекта документа и повторно согласовывает ее со всеми визирующими сторонами;
- после согласования проекта документа в СЭД "Дело" органами Администрации, в том числе Правовым управлением, исполнитель формирует бумажный пакет документов проекта, который включает в себя: проект постановления или распоряжения, пояснительную записку, документы по подготовке проекта, в том числе антикоррупционное заключение Правового управления, лист согласования, протокол согласования, выведенный из СЭД "Дело";
- исполнитель собирает подписи в лист согласования у всех визирующих должностных лиц. Последним из руководителей органов Администрации визирует лист согласования проекта начальник Правового управления. До направления проекта в Правовое управление проект должен пройти проверку в ОДО Управления делами на соответствие нормам орфографии, пунктуации, грамматики современного русского языка;
- бумажный пакет документов проекта исполнитель передает в приемные заместителей Главы Администрации, подписи которых требуются для согласования данного проекта документа. Одновременно в РК проекта документа исполнитель добавляет фамилии данных руководителей в список визирующих лиц, выбирая порядок рассылки "По очереди";
- согласованные проекты муниципальных правовых актов исполнитель направляет в Управление делами для представления на подпись должностному лицу, от имени которого подготовлен проект.".
Мэр Северодвинска
М.А.ГМЫРИН