Постановление от 17.01.2012 г № 5-ПП
Об утверждении положения о государственной информационной системе Архангельской области «Система электронного документооборота Правительства Архангельской области „Дело“»
В соответствии со статьями 13 и 14 Федерального закона от 27 июля 2006 года N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", частью 1 статьи 3 Федерального закона от 6 апреля 2011 года N 63-ФЗ "Об электронной подписи", пунктом 2 статьи 6 областного закона от 21 ноября 2011 года N 383-26-ОЗ "О государственных и муниципальных информационных системах в Архангельской области" Правительство Архангельской области постановляет:
1.Утвердить прилагаемое Положение о государственной информационной системе Архангельской области "Система электронного документооборота Правительства Архангельской области "Дело".
2.Настоящее постановление вступает в силу со дня его официального опубликования.
Временно исполняющий обязанности
Губернатора Архангельской области
И.А.ОРЛОВ
ПОЛОЖЕНИЕ
О ГОСУДАРСТВЕННОЙ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЕ АРХАНГЕЛЬСКОЙ
ОБЛАСТИ "СИСТЕМА ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
ПРАВИТЕЛЬСТВА АРХАНГЕЛЬСКОЙ ОБЛАСТИ "ДЕЛО"
I.Общие положения
1.Настоящее Положение, разработанное в соответствии с Федеральными законами от 27 июля 2006 года N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" и от 6 апреля 2011 года N 63-ФЗ "Об электронной подписи", областным законом от 21 ноября 2011 года N 383-26-ОЗ "О государственных и муниципальных информационных системах в Архангельской области", определяет порядок функционирования государственной информационной системы Архангельской области "Система электронного документооборота Правительства Архангельской области "Дело" (далее - система "Дело") и порядок получения, использования и прекращения использования электронных подписей в системе "Дело".
2.Система "Дело" является государственной информационной системой Архангельской области, используемой в целях:
хранения и оперативного поиска правовых актов Губернатора Архангельской области, Правительства Архангельской области, администрации Губернатора Архангельской области и Правительства Архангельской области (далее - администрация Губернатора и Правительства) и иных исполнительных органов государственной власти Архангельской области (далее - исполнительные органы);
межведомственного и внутриведомственного электронного документооборота, в том числе направления и получения электронных сообщений в ходе подготовки, согласования, регистрации проектов правовых актов, постановки на контроль и исполнения поручений в системе исполнительных органов;
обмена служебной информацией (в том числе электронными документами, электронными образами документов) между исполнительными органами, территориальными органами федеральных органов исполнительной власти по Архангельской области, органами местного самоуправления муниципальных районов и городских округов Архангельской области (далее - органы местного самоуправления).
Система "Дело" является корпоративной информационной системой в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 года N 63-ФЗ "Об электронной подписи".
3.Обладателем информации, содержащейся в системе "Дело", является Архангельская область.
Информация, содержащаяся в системе "Дело", является общедоступной. Информация, составляющая государственную тайну, и иная информация ограниченного доступа не должна размещаться и обрабатываться в системе "Дело".
Информация, предусмотренная настоящим Положением и содержащаяся в системе "Дело", является официальной.
Ответственность за неполноту или недостоверность информации, содержащейся в системе "Дело", несут лица, включившие в нее соответствующие сведения.
4.Основными принципами функционирования системы "Дело" являются:
однократный ввод и многократное использование электронных документов;
разграничение прав доступа пользователей системы "Дело" к электронным документам.
5.В целях настоящего Положения применяются следующие основные понятия:
электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме (в том числе электронный образ документа);
электронный документооборот - документооборот с применением системы "Дело";
электронный образ документа - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;
сканирование документа - получение электронного образа документа;
автоматизированное рабочее место системы "Дело" (далее - автоматизированное рабочее место) - комплекс программных и аппаратных средств, используемых участником информационного обмена системы "Дело" для электронного документооборота.
Иные понятия в настоящем Положении используются в значениях, определенных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, областными законами и иными нормативными правовыми актами Архангельской области.
II.Субъекты отношений, возникающих в связи с функционированием системы "Дело"
6.Субъектами отношений, возникающих в связи с функционированием системы "Дело", являются:
оператор системы "Дело";
удостоверяющий центр электронных подписей;
участники информационного обмена системы "Дело".
7.Оператором системы "Дело" является администрация Губернатора и Правительства. От имени администрации Губернатора и Правительства ее полномочия оператора системы "Дело" осуществляет департамент информационных технологий администрации Губернатора и Правительства.
8.Удостоверяющим центром электронных подписей является юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, осуществляющие функции по созданию и выдаче сертификатов ключей проверки электронных подписей, а также иные функции, предусмотренные Федеральным законом от 6 апреля 2011 года N 63-ФЗ "Об электронной подписи".
В качестве удостоверяющего центра может выступать подведомственное администрации Губернатора и Правительства государственное учреждение, наделенное функциями удостоверяющего центра Правительства Архангельской области, либо любое иное юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, с которым оператор системы "Дело" заключил соответствующий договор в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации и иными нормативными правовыми актами о контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд.
9.Участниками информационного обмена системы "Дело" являются исполнительные органы, структурные подразделения администрации Губернатора и Правительства, территориальные органы федеральных органов исполнительной власти по Архангельской области, органы местного самоуправления, иные организации.
Территориальные органы федеральных органов исполнительной власти по Архангельской области, органы местного самоуправления, иные организации становятся участниками информационного обмена системы "Дело" на основе соглашений об информационном взаимодействии, заключаемых с оператором системы "Дело", в случае если документооборот исполнительных органов с такими участниками составляет не менее 50 документов в месяц. Форма соглашения об информационном взаимодействии приведена в приложении N 1 к настоящему Положению.
10.Участники информационного обмена системы "Дело" из числа своих работников своими приказами (иными распорядительными актами) определяют уполномоченных лиц участника информационного обмена системы "Дело" и операторов электронной подписи участника информационного обмена системы "Дело".
Работники участников информационного обмена системы "Дело", обеспечивающие осуществление полномочий участников информационного обмена системы "Дело", являются пользователями системы "Дело".
11.В качестве уполномоченных лиц участника информационного обмена системы "Дело" могут быть определены руководители и заместители руководителей участников информационного обмена системы "Дело".
Заместители Губернатора Архангельской области определяются в качестве уполномоченных лиц приказами руководителя администрации Губернатора и Правительства.
Уполномоченное лицо участника информационного обмена системы "Дело" подписывает электронные документы электронной подписью соответствующего участника информационного обмена системы "Дело".
12.В качестве операторов электронной подписи участника информационного обмена системы "Дело" могут быть определены работники участника информационного обмена системы "Дело", осуществляющие документационное обеспечение деятельности данного участника информационного обмена системы "Дело".
Функции оператора электронной подписи участника информационного обмена системы "Дело" может осуществлять уполномоченное лицо участника информационного обмена системы "Дело".
Оператор электронной подписи участника информационного обмена системы "Дело" подписывает электронной подписью соответствующего участника информационного обмена системы "Дело" электронные образы документов и использует электронную подпись при электронном документообороте.
13.Пользователь системы "Дело" наделяется учетной записью и паролем доступа и использует систему "Дело" для получения необходимой ему информации и электронного документооборота.
Учетные записи пользователей системы "Дело" создаются, изменяются и удаляются оператором системы "Дело" на основании сведений, представляемых участниками информационного обмена системы "Дело".
14.Оператор системы "Дело" обеспечивает:
1) эффективное и бесперебойное функционирование программно-технических средств системы "Дело";
2) управление учетными записями пользователей системы "Дело" (создание, изменение, удаление учетных записей и паролей доступа, изменение прав доступа к электронным документам в системе "Дело");
3) формирование и актуализацию нормативно-справочной информации программного комплекса системы "Дело";
4) методическую и консультативную поддержку участников информационного обмена системы "Дело";
5) резервное копирование, восстановление и архивирование баз данных системы "Дело";
6) защиту информации, содержащейся в системе "Дело", в том числе от неправомерного доступа, уничтожения, модифицирования, блокирования, копирования, предоставления, распространения и иных неправомерных действий в отношении такой информации.
15.Удостоверяющий центр электронных подписей создает и выдает сертификаты ключей проверки электронных подписей, аннулирует выданные сертификаты ключей проверки электронных подписей, ведет реестр выданных и аннулированных сертификатов ключей проверки электронных подписей и осуществляет иные функции, предусмотренные Федеральным законом от 6 апреля 2011 года N 63-ФЗ "Об электронной подписи".
Отношения между удостоверяющим центром электронных подписей и участниками информационного обмена системы "Дело" регулируются настоящим Положением, регламентом удостоверяющего центра электронных подписей и соглашениями.
Регламент удостоверяющего центра Правительства Архангельской области подлежит согласованию с оператором системы "Дело".
16.Участники информационного обмена системы "Дело":
1) определяют уполномоченных лиц и операторов электронной подписи и представляют копии соответствующих приказов (иных распорядительных актов) оператору системы "Дело";
2) самостоятельно обеспечивают наличие и функционирование программных и аппаратных средств автоматизированных рабочих мест участника информационного обмена в системе "Дело";
3 ) формируют и актуализируют нормативно-справочную информацию, необходимую для организации делопроизводства, предоставляют эту информацию оператору системы "Дело";
4 ) осуществляют электронный документооборот в соответствии с настоящим Положением и заключенными соглашениями об информационном взаимодействии;
5 ) обеспечивают защиту сведений о паролях доступа, предоставленных пользователям системы "Дело";
6 ) обеспечивают конфиденциальность ключей электронных подписей;
7 ) уведомляют оператора системы "Дело" и удостоверяющий центр электронных подписей о нарушении конфиденциальности ключа электронной подписи и не используют ключ электронной подписи при наличии оснований полагать, что конфиденциальность данного ключа нарушена.
III.Информация, содержащаяся в системе "Дело"
17.В состав информации, содержащейся в системе "Дело", входят:
тексты указов и распоряжений Губернатора Архангельской области (постановлений и распоряжений главы администрации Архангельской области) в электронной форме;
тексты постановлений и распоряжений Правительства Архангельской области (постановлений и распоряжений администрации Архангельской области) в электронной форме;
тексты постановлений исполнительных органов государственной власти Архангельской области в электронной форме;
электронные документы, создаваемые в ходе подготовки, согласования, регистрации проектов правовых актов Губернатора Архангельской области, Правительства Архангельской области и исполнительных органов государственной власти Архангельской области;
поручения Губернатора Архангельской области и иных должностных лиц, электронные документы, создаваемые в ходе постановки на контроль и исполнения поручений в системе исполнительных органов;
электронные документы, создаваемые в ходе обмена служебной информацией между участниками информационного обмена системы "Дело".
18.Порядок создания документов, включаемых в систему "Дело", определяется Регламентом взаимодействия исполнительных органов государственной власти Архангельской области, утверждаемым указом Губернатора Архангельской области, и Инструкцией по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Архангельской области и администрации Губернатора Архангельской области и Правительства Архангельской области, утверждаемой распоряжением Губернатора Архангельской области.
Документы, включаемые в систему "Дело", должны быть оформлены по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные Государственным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", утвержденным постановлением Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии от 3 марта 2003 года N 65-ст.
Электронные образы документов с реквизитами "гриф утверждения документа" или "подпись" должны быть созданы в формате ".pdf". Приложения к документам могут создаваться в формате ".doc" (".docx"), ".xls" (".xlsx").
19.Информация, предусмотренная пунктом 17 настоящего Положения, группируется с целью разграничения прав доступа пользователей системы "Дело":
1) на тексты правовых актов Губернатора Архангельской области и Правительства Архангельской области (за исключением правовых актов по кадровым вопросам), доступ к которым предоставляется всем участникам информационного обмена системы "Дело" (картотека правовых актов Губернатора и Правительства Архангельской области);
2) на электронные документы, доступ к которым предоставляется структурным подразделениям администрации Губернатора и Правительства (центральная картотека документов системы "Дело");
3) на электронные документы, доступ к которым предоставляется отдельным участникам информационного обмена системы "Дело" (картотеки участников информационного обмена системы "Дело").
20.Государственные гражданские служащие оператора системы "Дело", наделенные правами системного технолога, имеют доступ ко всей информации, содержащейся в системе "Дело".
21.Права доступа пользователей системы "Дело" к электронным документам в системе "Дело" разграничиваются на основе учетных записей и паролей доступа соответствующих пользователей системы "Дело".
Пользователь системы "Дело" получает доступ к электронным документам картотеки правовых актов Губернатора и Правительства Архангельской области и доступ к электронным документам центральной картотеки документов системы "Дело" или картотеки соответствующего участника информационного обмена системы "Дело", работником которого является данный пользователь системы "Дело".
На основании приказа (иного распорядительного акта) участника информационного обмена системы "Дело" пользователь системы "Дело" может быть наделен оператором системы "Дело" правом регистрации, внесения изменений и (или) уничтожения электронных документов картотеки соответствующего участника информационного обмена системы "Дело".
21.1.При включении в систему "Дело" электронных образов документов документы на бумажном носителе не направляются, за исключением случаев, предусмотренных абзацем вторым настоящего пункта.
По требованию участника информационного обмена системы "Дело", которому документ адресован, документ должен быть направлен на бумажном носителе, если он подлежит обязательному дальнейшему хранению на бумажном носителе в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации или нормативными правовыми актами Архангельской области.
IV.Порядок получения, использования и прекращения использования электронных подписей в системе "Дело"
22.При электронном документообороте используются электронные подписи, сертификаты ключей проверки которых выдаются участникам информационного обмена системы "Дело" удостоверяющим центром электронных подписей на основании соглашений между ними.
23.В целях подготовки к использованию электронных подписей в системе "Дело" участники информационного обмена системы "Дело":
1) определяют из числа своих работников в соответствии с пунктами 10 - 12 настоящего Положения уполномоченных лиц и операторов электронной подписи путем издания приказов (иных распорядительных актов) о наделении должностных лиц правом подписания документов электронной подписью. Форма приказа о наделении должностных лиц правом подписания документов электронной подписью приведена в приложении N 2 к настоящему Положению;
2) проводят проверку готовности к электронному документообороту с использованием электронных подписей. Форма акта проверки готовности к электронному документообороту с использованием электронных подписей приведена в приложении N 3 к настоящему Положению.
24.На каждое автоматизированное рабочее место уполномоченного лица и оператора электронной подписи устанавливаются сертифицированные по требованиям безопасности информации:
средства криптографической защиты информации;
программное обеспечение, способное осуществить функции создания, приема, распознавания и отображения электронных документов в их подлинном виде, а также процедуру подписания электронных документов электронной подписью и ее проверки.
25.Программные и аппаратные средства в составе автоматизированных рабочих мест должны отвечать требованиям, устанавливаемым оператором системы "Дело".
26.Участники информационного обмена системы "Дело" направляют копии приказов (иных распорядительных актов) о наделении должностных лиц правом подписания документов электронной подписью и копии актов проверки готовности к электронному документообороту с использованием электронных подписей оператору системы "Дело".
Оператор системы "Дело" в течение двух рабочих дней со дня получения документов, предусмотренных абзацем первым настоящего пункта, согласовывает возможность использования электронных подписей соответствующим участником информационного обмена системы "Дело" и определяет количество сертификатов ключей проверки электронных подписей, которые он может получить.
27.Участник информационного обмена после получения согласования оператора системы "Дело" направляет в удостоверяющий центр электронных подписей документы, предусмотренные регламентом удостоверяющего центра электронных подписей и необходимые для получения сертификатов ключей проверки электронных подписей.
Удостоверяющий центр электронных подписей создает и выдает участникам информационного обмена системы "Дело" сертификаты ключей проверки электронных подписей в течение трех рабочих дней со дня поступления обращения в порядке, предусмотренном регламентом удостоверяющего центра электронных подписей.
28.Участники информационного обмена системы "Дело" признают электронные документы, подписанные электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью, при условиях, предусмотренных Федеральным законом от 6 апреля 2011 года N 63-ФЗ "Об электронной подписи".
29.Электронные подписи используются участниками информационного обмена системы "Дело" при создании электронных документов и получении электронных документов, созданных другими участниками информационного обмена системы "Дело".
30.При создании электронного документа (за исключением электронного образа документа) электронная подпись участника информационного обмена системы "Дело" используется в следующем порядке:
1) созданный электронный документ непосредственно подписывается уполномоченным лицом участника информационного обмена системы "Дело" и передается оператору электронной подписи для регистрации и направления по назначению;
2) оператор электронной подписи обязан:
убедиться в том, что соответствующий сертификат ключа проверки электронной подписи является действующим согласно реестру выданных и аннулированных сертификатов ключей проверки электронных подписей, установленному на рабочем месте;
проверить подлинность электронной подписи уполномоченного лица участника информационного обмена системы "Дело", подписавшего электронный документ;
в случае обнаружения ошибок при проверке подлинности электронной подписи немедленно известить уполномоченное лицо участника информационного обмена системы "Дело", подписавшего электронный документ;
в случае получения положительного результата проверки подлинности электронной подписи зарегистрировать электронный документ, подписать регистрационную карточку своей электронной подписью и направить по назначению.
31.При создании электронного образа документа электронная подпись участника информационного обмена системы "Дело" используется в следующем порядке:
1) документ, созданный на бумажном носителе и подписанный собственноручно должностным лицом участника информационного обмена системы "Дело", сканируется оператором электронной подписи;
2) полученный электронный образ документа прикрепляется к регистрационной карточке в системе "Дело", подписывается электронной подписью оператора электронной подписи и направляется по назначению.
32.При получении электронного документа оператор электронной подписи обязан:
1) убедиться в том, что соответствующий сертификат ключа проверки электронной подписи является действующим согласно реестру выданных и аннулированных сертификатов ключей проверки электронных подписей, установленному на рабочем месте;
2) проверить подлинность электронной подписи уполномоченного лица участника информационного обмена системы "Дело", подписавшего электронный документ, и (или) подлинность электронной подписи оператора электронной подписи, подписавшего регистрационную карточку электронного документа в системе "Дело" или электронный образ документа;
3) в случае обнаружения ошибок при проверке подлинности электронной подписи немедленно известить непосредственного руководителя и участника информационного обмена системы "Дело", направившего соответствующий электронный документ (в том числе электронный образ документа).
33.Участники информационного обмена системы "Дело" прекращают использование электронных подписей при прекращении действия соответствующих сертификатов ключей проверки электронных подписей или их аннулирования в порядке и по основаниям, предусмотренным Федеральным законом от 6 апреля 2011 года N 63-ФЗ "Об электронной подписи".
34.Не допускается использование ключа электронной подписи при наличии оснований полагать, что конфиденциальность данного ключа нарушена.
Конфиденциальность ключа электронной подписи считается нарушенной в следующих случаях:
утрата носителя ключа электронной подписи, в том числе с его последующим обнаружением;
техническая невозможность использования носителя ключа электронной подписи, в том числе по причине его порчи, поломки, иного выхода из строя;
наличие оснований полагать, что имеет место несанкционированное искажение электронных документов, созданных с использованием электронной подписи;
изменение должностного (служебного) положения уполномоченного лица участника информационного обмена системы "Дело" или оператора электронной подписи участника информационного обмена системы "Дело", которые указаны в сертификате ключа проверки электронной подписи;
направление уведомления оператором системы "Дело" соответствующему участнику информационного обмена системы "Дело".
35.При наличии оснований, предусмотренных пунктом 34 настоящего Положения, участник информационного обмена в течение одного рабочего дня со дня их возникновения обязан:
направить в удостоверяющий центр электронных подписей заявление о прекращении действия сертификата ключа проверки электронной подписи и при необходимости о создании и выдаче нового сертификата ключа проверки электронной подписи;
направить оператору системы "Дело" уведомление о прекращении использования электронной подписи;
прекратить использование соответствующей электронной подписи в электронном документообороте.
В уведомлениях, направляемых оператору системы "Дело" и в удостоверяющий центр электронных подписей, участник информационного обмена системы "Дело" указывает основание, дату и время прекращения использования электронной подписи.
V.Обеспечение информационной безопасности в системе "Дело"
36.Информационная безопасность при работе в системе "Дело" обеспечивается с помощью:
1) идентификации пользователей системы "Дело" при входе в систему "Дело" по уникальной комбинации логина и пароля доступа;
2) периодического изменения паролей доступа пользователей системы "Дело" не реже двух раз в год;
3) протоколирования всех действий пользователей системы "Дело";
4) использования электронных подписей участников информационного обмена системы "Дело";
5) разграничения прав доступа пользователей системы "Дело" к информации, содержащейся в системе "Дело", в том числе прав на ознакомление, изменение и удаление электронных документов;
6) резервного копирования и архивирования баз данных системы "Дело".